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重庆人际交往口才培训学校 _个人人际沟通课培训班
先处理心情再处理事情——认真倾听并说谢谢
要想处理好投诉,首先你要换位思考,要能理解客人来投诉时的心情。客人来投诉时,他一般是带着较大的不满甚至是愤怒,带着满腹的怨言和牢骚,也有可能是带着不快和委屈来的,不管是什么状态,他都是带着质问的情绪来的。所以,当我们还不了解任何情况时,切忌开始发表你的观点,如果你轻易说这是顾客本身的错误造成的,那是较笨拙的方式。面对投诉,我们要先处理心情,再处理事情,让客人先把一肚子各种各样的情绪发泄出来,无论他说什么,即便可能是丧失理智的谩骂,我们也要抑制自己的情绪,做到“打不还手,骂不还口”。只要你第一步能做到这一点,让他把情绪发泄得舒服了,基本上你对投诉的处理已经成功了一半。
在倾听客人抱怨的时候, 要注意不要毫不在意或面无表情地听,而要认真地倾听,否则不但不能解决问题,而且还可能更加激发他对你的不满。
倾听要达到三倾:
倾心
所谓倾心,就是用心倾听,要让客人能够感觉到他此时就是你的一切,你全部工作的重点,你的心思全部放在为他解决、处理事情的上面。
倾情
倾情就是倾听时要灌注自己的情感,要让他感觉到你很同情他,你好像和他一样地不幸,一样地痛苦,一样地受到较大的委屈和不公平的待遇。
倾倒
倾倒就是不管对方说什么要表示赞同与欣赏:“是的,我很理解……”“是的,我能体会您的心情……”
当然,除了以上三点外,我们还可以配合其他的一些小方法,表明你在认
倾听客人的投诉。如:
立刻拿笔记本做记录。记下每一个重点,要让客人感觉到你已经把他所说的每一句话、每一个字都记下来了,这样他才会放心地说得更多,并感觉到倍受重视;
和客人保持视线接触。眼睛是心灵的窗户,是彼此交流的窗口,眼神的力量有时比语言更具有感染力。倾听时适当注视对方的眼睛,既可以表明你在认真倾听,也可以让客人感觉到你对他的尊重。
让客人把话说完,不要打断。这不仅是尊重客人的表现,也说明你对客人的投诉内容很上心。
不断地做出回应。无论客人对我们的指责是否正确,当他此时在诉说的时候,我们要做的不是立刻辩驳,而是不断地点头、不断说“是的”。这样做不但可表示你在用心地听,还会让客人体会到被认同的感觉。
不要做与谈话无关的事。在接受客人投诉时,要用心倾听,不要做与此无关的事,连电话也尽量不要接,必要时可让同事代接或让同事记下号码过后再打回去,这样做客人会很感动。在听客人投诉时左顾右盼、边听边搞小动作或不停的看表等等都是**不可以的,这样会更加激怒对方,导致客人更加不满。
还有一点非常重要,客人永远无法拒绝“谢谢”这两个字。无论何时何地,无论客人为你做了什么或你为客人做了什么,永远要说这两个字“谢谢”。
我们所提供的服务是否令客人满意,只有客人感知较深。客人投诉说明我们在对客服务中尚存在不足之处。所以,我们应当表示感谢,这样会让客人感到自己倍受尊重而欣喜。
“是的,陈先生,谢谢您告诉我们……”,“是的,谢小姐,谢谢您说出您的真实想法……”,“是的,庞主任,感谢您能指出我们工作中的不足……”
你说“谢谢”越多,客人的抱怨就会越少,你说“谢谢”时越有诚意,客人的不满情绪就会越低。
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一、 口才训练
1、 朗读训练
二十分钟朗读(较大声,较清晰,较快速)
朗读的内容:古今中外的经典演说,尽量找点积极豪情的(当然这要根据你希望成为什么样的人来定)比如马丁路德“我有一个梦”,乔治巴顿的“战争造就英雄豪杰”等等。每天训练自己“三分钟演讲”一次或“三分钟默讲”一次。每天练习10分钟的绕口令。
2、二十分钟唠叨训练
a,走到街边见到什么说什么,比如见到一位**妈提着篮子走过来,你立刻可以说我现在瞧见一位**妈走来,她穿着什么样的衣服,走路的姿势怎么样,还有高矮肥瘦,外貌特征以及心理等等。
b,无限关联法或者口语接力训练。先*没有联系的A物和B物,然后尽量拖时间从A物谈到B物,其中可以编故事,说道理,反正你的说话就是不能间断和犹疑。
3、交谈训练
不要只顾自己的口才训练成果,你要去留意他人在谈些什么,他人感兴趣什么。从他人的交谈中,找到与自己知道的有交集的。切进去。开始你的谈论。这里,注意他们的唇,还有他的肩,手。如果他要发表意见,从他的肢体上,有一些表现,你就要让出谈话权,引导他谈论。
注意:真正善谈者是善听者。善听者即使一发一言,他们也会认为你是较好的谈论者, 然后,你可以到工作场所,朋友之中等抓住一切机会讲话,锻炼口才。
a、每天至少与5个人有意识地交流思想。
b、每天给亲人、同事至少讲一个故事或完整叙述一件事情。
4、注意讲话时的一些技巧。
A、讲话前,深吸一口气,平静心情,面带微笑,眼神交流一遍后,开始讲话。
B、勇敢地讲出**句话,声音大一点,速度慢一点,说短句,语句中间不打岔。
C、当发现紧张卡壳时,停下来有意识地深吸口气,然后随着吐气讲出来。
D、如果表现不好,自我安慰:“刚才怎么又紧张了?没关系,继续平稳地讲”;同时,用感觉和行动上的自信战胜恐惧。
E、紧张时,可以做放松练习,深呼吸,或尽力握紧拳头,又*放松,连续10次。